年终总结的格式与要求

  每到年终，企业都要做总结，无论是公司还是部门亦或个人，都少不了总结。总结是为了回顾成绩、检讨过去，为过往的一年定上一个调门、画上一个句号，为继往开来的一年打下一个基础、做好一个准备。年终总结需要注意以下事项。

  一、总结的顺序

  总结不是全公司上下一声命令、各自为政、人人齐动手、像大跃进一样在限定的时间段内完成，而应该是在进行年度总结之前，公司召开动员大会，将任务部署的同时提出相关要求，按照一宏观、二微观、三宏观的顺序操作。第一个宏观是指在要求下，公司老总、部门老总、个人就可以同时构思自己的大纲，微观就是从上到下的公司所有人做自己个人的年度工作总结，第二个宏观就是从下往上，即从个人到部门、从部门到中心、从中心到公司的顺序进行总结。这是因为，没有标准要求，总结就会五花八门，没有个人总结，部门总结、中心总结和公司总结就会变成部门和公司领头的事情，会变得没有参考依据，会变成空中楼阁的杜撰。有了这个顺序，大家都知道，所有更高一个层面的总结都是对其属下的所有人的工作总结，公司的总结不是总经理个人年度工作的总结，而是全体公司员工年度工作业绩和问题的总结。

  二、公司层面的总结

  公司的年度工作总结报告是总经理交给董事会/董事长的年度经营报告，是反映一个公司年度的全面工作状况，比中心、部门和个人的总结要重要得多，尽管在细节上会跟中心、部门和个人的总结的要求差不多，但内容的全面性与侧重点会有质的不同。

  一般来说，公司年度总结不可缺少

  1、经营利润和净利润指标状况;

  2、财务指标发生的一系列变化;

  3、投资企业/项目的建设及调整;

  4、产品和产品线目标状况;

  5、客户与市场目标状况;

  6、各子公司的权益或/和各部门的效益;

  7、组织建设状况等因素;

  8、以及其他大众(股东或员工)关注的重要因素。

  谈以上总结，要以经营结果为导向，要以事实为依据，要数字化、图表化、逻辑化表达，要对比年初的计划出百分比，要尊重客观投资与经营环境现实。

  公司年度总结不仅要谈数字和结果，还要分析经营过程，比如全面经营质量的改善状况(较上一年度比较)、年初和年中的重大决策方针的执行与问题点;还要进行横向与纵向的对比分析。

  公司总结既要肯定成绩又要发现问题，既要记录值得表扬的重大事件和人物又要对触犯高压线的行为进行批评警示，既要检讨过失又要表现成长收获，既要总结过去又要部署将来。

  需要注意的是，公司总结是否通过与工作业绩是否通过不是一回事，尽管都需要董事会/董事长做出相关结论，但前者是指报告的内容及方式是不是全面、数据是否客观真实、认知态度是否端正及检讨是否深刻准确，后者是指总经理领导运营的企业的年度成绩是不是可以通过验收。

  三、格式上要注意

  无论是公司级报告，还是中心/部门报告、个人报告，年终总结都需要注意书写格式，常见的格式包括标题、正文、署名和日期三个部分。

  标题包括单位名称、时间和内容，如“关于某某公司2010年度全面经营总结的报告”、“关于人力行政中心2010年度工作总结的报告”等;报告中可以有子专题报告，子标题要写清楚内容，如“人力资源工作总结”、“信息化建设工作的问题”等。接下来就是正文。

  全面总结的正文包括四个部分：

  1、基本情况，这是总结的开头部分。这部分的写法，常见的有概述总结工作的全貌和背景、说明总结的指导思想和成果、将主要的成绩和经验及问题扼要地提出来，先给人以总的印象，作为下文的铺垫;

  2、成绩和问题，成绩要说够，问题要写透;

  3、经验和教训，经验体会是总结的核心，是从实践中概括出来的具有规律性和指导性的东西。能否概括出具有规律性和指导性的东西，是衡量一篇总结好坏的关键;

  4、今后的设想和打算。这虽然不是总结的主要内容，但通过做计划来对总结进行回应，会让总结更有着落。

  上述几部分顺序而下，各自成章，是全面总结的一种惯用写法。子专题总结只有在必要的时候才镶嵌进去，以免有邀功请赏或过分谦虚的嫌疑，以介绍经验为重点，以论带叙，首先逐条概括出经验/问题的中心要点，然后加以说明，情况、过程、做法的介绍，用来充当经验/问题的论据，成绩收获融合在经验的条项之内，成绩中要带有问题，问题中要带有反省。各条项之间不要孤立，应该具有内在的联系。

  最后，要有署名和注明日期，即要写上单位/部门/个人全称及完整的年、月、日。

  四、原则上要注意

  各级报告都要突出要点，为此，建议先写出大纲，然后再把大纲中所涉及的事件加进去，然后再细致地进行加工，最后再进行文字的润色。

  遵循各司其职的原则，不要超越自己的职责范围和权限去总结评价其他人的工作成绩或失误，虽然有可能涉及到其他部门的配合，但视线要盯着自己。

  检讨创新，总结虽然要谈成绩与贡献，但主要目的是通过检讨过去，找出关键的问题和问题的关键，同时应该拿出解决方案，寻找未来的出路和成长的方向。

  总结的内容一定要重点突出、心中有数，总结的关键是要有重点，要展现出自己的工作重点和亮点，特别是要感应到上司的关注点，把问题说得更详细具体。

  不要忽略细节，尤其是一些重大事件的细节。通过细节的描述，赢得上司的关注和理解，毕竟上司在决策层，有时并不能理解执行层的详细和苦衷，这对于上司做未来决策会有帮助。

  五、忌讳上要注意

  忌讳事无巨细地描述，把总结做成汇报性的大文章，谁都没有阅读或者听取，一定要突出重点。

  全年工作方方面面，大小事情很多，无需事无俱巨细地对所有工作进行总结，芝麻西瓜一起抓。重点应该是本单位、本部门承担的任务指标完成情况，队伍建设情况，以及为完成指标克服困难所采取的措施等。特别要注意用事实和数字说话，数据要能够演绎并且能对得上分总计算，做到有理有据。

  忌讳成绩注水，要做到实事求是。总结成绩必须是事实成果的汇总归类和条理化，既不能人为拔高，注水膨胀，也不能把别人成果拿来共享，把年初工作计划变换口气当成绩来总结，更不能笔下生花，无中生有，闭门造车。

  忌讳简单罗列，要依事说理。工作总结不是简单地把工作量进行罗列汇总，而是要通过总结上升到理性的高度来认识所做的工作，要通过对全年的工作总结得出一般性规律，形成有益的经验，达成一致的认识，使其对今后工作具有指导意义，对他人具有借鉴作用，没有经验体会的总结是不全面的、不完整的，也是毫无价值的。

  忌讳回避问题，要一分为二、敢于批判自己、正视自己的问题。总结的目的在于应用、发展和提高，“成绩不讲跑不掉，问题不讲不得了”。在总结成绩的同时，要客观地查找工作中存在的不足和问题，正视缺点，以警示今后的工作，少走弯路，避免在将来的工作中犯同样的错误，切忌“一路颂歌，满地鲜花”，切忌功劳是领导的、过错是员工的表现。

  忌讳个人英雄，要体现全员参与。有总结才会有提高，才会有进步。工作总结不能靠领导杜撰、不能由秘书一个人来完成，以免出现个人呈英雄尽歌功颂德，而应该由各系统、各部门、各岗位共同来做。只有大家都来总结，才能做到人人长经验，个个有提高，才能促进整体工作的协调健康发展。

  写好总结并不是多么困难的事情，关键在于你没有养成写总结、特别是不断总结、反省和提高的习惯。所以建议你首先养成不断总结的习惯，每天工作之后、每天睡觉之前思考一下今天作了什么，哪些做对了该坚持、哪些做错了该改进，把它们用文字记录下来，然后一个星期再总结一次，一个月、一个季度再总结一次，不会花很多的时间，关键是能够养成一种习惯，习惯能成就一个人的个性，个性就是态度，态度决定一切，包括未来。人是这样，企业也是如此。